Una de las obligaciones más importantes —y más desconocidas— del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es la adecuada documentación del sistema. En el caso de la propiedad horizontal, este aspecto suele generar dudas: ¿qué documentos son obligatorios?, ¿quién debe elaborarlos?, ¿cómo se deben conservar?

En este artículo te explicamos de manera práctica y clara qué documentación exige la norma, cómo organizarla correctamente en una copropiedad y por qué su cumplimiento es esencial para evitar sanciones, proteger a los trabajadores y demostrar una cultura preventiva seria y responsable.

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¿Por qué es clave la documentación en el SG-SST?

Porque en materia de seguridad y salud en el trabajo lo que no se documenta, no existe a nivel legal. No basta con hacer las capacitaciones, entregar equipos de protección o identificar riesgos; también debes tener evidencia escrita y organizada de todo lo que se hace para proteger a los trabajadores.

Además, la documentación es el insumo base para:

• Auditorías internas y externas.
• Inspecciones del Ministerio de Trabajo.
• Reclamaciones ante la ARL.
• Procesos judiciales por accidentes o enfermedades laborales.
• Evaluaciones de mejora continua del sistema.

¿Qué debe incluir la documentación del SG-SST en una propiedad horizontal?

Aunque la documentación varía según el tamaño y nivel de riesgo de la copropiedad, toda propiedad horizontal que tenga al menos un trabajador debe contar con ciertos documentos básicos. A continuación, los agrupamos en cinco categorías esenciales:

1. Política y plan de trabajo

• Política de seguridad y salud en el trabajo firmada por el representante legal.
• Objetivos del SG-SST.
• Plan anual de trabajo, con actividades, responsables, tiempos y recursos.
• Presupuesto asignado (si aplica).
  
  

2. Evaluación de condiciones de trabajo

• Panorama de factores de riesgo y matriz de peligros.
• Evaluación de riesgos psicosociales (si aplica).
• Reportes de inspecciones de seguridad.
• Inventario de equipos y elementos de protección.
  
  

3. Gestión del talento humano y contratistas

• Registros de afiliación a la ARL.
• Contratos laborales y roles del personal.
• Formatos de inducción y reinducción en SST.
• Evaluaciones médicas ocupacionales (ingreso, periódico, egreso).
• Verificación del SG-SST de contratistas recurrentes.
  
  

4. Capacitaciones y actividades preventivas

• Cronograma de capacitaciones.
• Registros de asistencia firmados.
• Materiales utilizados en talleres o campañas.
• Actividades de promoción de la salud y pausas activas.
  
  

5. Seguimiento y mejora continua

• Indicadores de gestión del SG-SST.
• Auditorías internas.
• Informes de accidentes e incidentes laborales.
• Investigaciones de accidentes.
• Planes de mejora o acciones correctivas.
  
  

Toda esta documentación debe mantenerse organizada, actualizada y disponible para consulta en caso de requerimiento por parte de la ARL o el Ministerio de Trabajo.

¿Cómo organizarla de forma eficiente en una copropiedad?

Lo ideal es contar con un sistema de archivo físico y/o digital, claramente etiquetado por categorías. Puedes crear carpetas numeradas o divididas por secciones, e incluir una hoja de control con fechas de actualización.

Además, muchas propiedades horizontales no tienen personal exclusivo para esta tarea. En estos casos, es recomendable contar con el apoyo de una empresa experta en SG-SST como Proservanda, que no solo orienta sobre la documentación obligatoria, sino que la ayuda a crear, revisar y mantener.

¿Quién es responsable de conservar y actualizar estos documentos?

El administrador de la copropiedad, como representante legal, es el principal responsable de garantizar que toda la documentación esté disponible, verificada y respaldada. Esto no significa que deba hacerlo todo solo, pero sí debe asegurarse de que el sistema esté organizado y en regla.

Si la propiedad cuenta con asesoría externa, esta debe entregar todos los documentos generados y capacitar al administrador sobre cómo conservarlos y actualizarlos.

La documentación del SG-SST en propiedad horizontal es mucho más que un requisito técnico: es la columna vertebral del sistema de prevención y la mejor defensa legal ante cualquier eventualidad. Tenerla completa, clara y al día refleja una gestión responsable y cuidadosa del entorno laboral de la copropiedad.

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